Ayuntamiento Real Sitio de San Ildefonso
Habría que distinguir, en primer lugar, los dos significados que tiene la palabra archivo. Por un lado, se entiende por archivo el conjunto documental que se genera y se custodia por una entidad, que en nuestro caso es el Ayuntamiento. Y, por otro lado, archivo sería el local y las instalaciones donde se alberga y se trata adecuadamente los fondos documentales.
El Ayuntamiento del Real Sitio de San Ildefonso tiene el deber de velar por la protección y conservación del Patrimonio Documental Municipal.
Patrimonio Documental Municipal del Real Sitio de San Ildefonso está constituido, según la ley, por los documentos de cualquier época y soporte, producidos y recibidos en el ejercicio de sus funciones por los órganos de gobierno y toda la administración que conforma el Ayuntamiento del Real Sitio de San Ildefonso; también lo constituye todos los documentos producidos por las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Ayuntamiento.
El Archivo Municipal del Real Sitio de San Ildefonso está formado por todos los documentos conservados, producidos o recibidos por el Ayuntamiento del Real Sitio de San Ildefonso desde su creación, en 1810, hasta la actualidad. También forman parte del Archivo Municipal todos los documentos ingresados por compra, donación o depósito.
El Archivo Municipal es el lugar donde el Ayuntamiento reúne, conserva, organiza y pone a disposición de los ciudadanos e investigadores los documentos que dan testimonio de los hechos ocurridos a lo largo de nuestra historia hasta nuestros días.
El fondo del Archivo Municipal del Real Sitio de San Ildefonso podrá, además, incrementar sus fondos mediante ingresos extraordinarios, a través de donaciones, legados, compras, reintegraciones o depósitos.
El Archivo tiene como funciones: recoger, custodiar, conservar y describir los documentos para ponerlos al servicio del ciudadano y de la propia administración municipal.
Recibir todos los documentos tramitados por la administración municipal que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas
Custodiar los documentos generados o recibidos por el Ayuntamiento en el transcurso de su gestión.
Tratar técnicamente la documentación con trabajos de control, clasificación, ordenación, selección, descripción documental con el fin de recuperar, mediante inventarios o catálogos, la información contenida en los documentos.
Servir la documentación y proporcionar la información contenida en los expedientes, documentos, proyectos, etc… a las dependencias municipales que soliciten antecedentes, a los ciudadanos y a los investigadores e historiadores; respetando las limitaciones de acceso a los documentos contempladas en las Leyes.
Del correcto desempeño de estas tareas va a depender el fin último y primordial del Archivo: servir la documentación a la Administración y a los ciudadanos como garantía de transparencia administrativa imprescindible en todo Estado de Derecho, y a la investigación científica, aspecto de especial relieve cuando se trata de conservar la Historia.
El servicio del Archivo Municipal depende del órgano de gobierno responsable de la organización administrativa, y está adscrito a Secretaría General. En lo que se refiere a las competencias específicas del Archivo Histórico, estas dependen de la Concejalía de Cultura.
Antiguamente, el Archivo se ubicó en el sótano de la Casa Consistorial.
Con el transcurrir de los años han sido varios los factores que han reducido la documentación obrante en el Ayuntamiento:
– Intrínsecos: los derivados de la propia naturaleza física o de las características de los materiales (papel y tintas).
– Extrínsecos: de tipo físico ambiental (condiciones de temperatura y humedad, incendios, inundaciones…) y biológicos (microorganismos, roedores).
– Tiempos de Guerra.
– Manipulación directa, etc.
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A medida que el Ayuntamiento desarrollaba funciones y actividades, aumentaban las series documentales: ordenanzas, expedientes de obras, padrones vecinales, censos, expedientes de arrendamiento, etc., siendo cada vez mayor el volumen de documentos producidos, siendo ésta una de las causas para que se fueran proporcionando nuevos espacios.
Tras permanecer dispersos en diferentes dependencias municipales, los fondos que integran el Archivo Municipal del Real Sitio de San Ildefonso son trasladados a las nuevas dependencias ubicadas en los sótanos de la Casa Consistorial una vez finalizadas las obras de rehabilitación del Antiguo Hospital, que alberga hoy en día las oficinas municipales.
En éstos últimos años, desde el Ayuntamiento se toma la decisión de dar impulso a la sistematización y ordenación, dotándole de medios con el fin de organizar y gestionar toda la documentación.
Desde la última fase de rehabilitación de la Casa Consistorial en el año 2006, el Archivo se ha beneficiado de una ampliación de sus instalaciones. El Archivo Municipal del Real Sitio de San Ildefonso cuenta con dos zonas diferenciadas: una de trabajo y sala de consulta, y una segunda área de acceso restringido, para depósito (Archivo Administrativo – Archivo Histórico) para garantizar la conservación de los fondos que custodia.
Depósitos
192 metros cuadrados del total de las instalaciones se corresponden a los tres depósitos, en los cuales hay distribuidos en torno a 751 metros lineales de estanterías. Además, para la correcta conservación de documentos de gran formato (carteles y planos) uno de ellos cuenta con un mueble del tipo planeros.
Los documentos que componen los fondos Histórico y Administrativo están depositados en su mayoría en cajas, especialmente idóneos para su conservación y rápida localización.
A modo de aislamiento entre las distintas áreas de los depósitos han sido dispuestas puertas cortafuegos con el fin de evitar la propagación de un posible incendio. Además, por si se diera esta incidencia han sido dotadas de un dispositivo automático de detección y extinción.
Estancias para el trabajo interno
El personal tiene a su disposición espacios y material de trabajo óptimos para el desarrollo del trabajo interno: organización y descripción documental, instalación de la documentación transferida y ya incorporada al fondo administrativo, digitalización…
El acceso a los mismos, tal como ocurre con los depósitos, es restringido; no así a la sala de consulta, que son las destinadas en exclusiva a los usuarios.
Este espacio se corresponde con el acceso y toma de contacto con el Archivo. Atendido de continuo por el personal del mismo, cuenta con varios puestos para la consulta de la documentación. Adaptada a las necesidades de que se trata en lo que al mobiliario, la iluminación, la insonorización y la climatización respecta.
Acceso
Es un archivo público, por lo tanto el acceso es gratuito y libre, salvo para aquellos documentos de acceso restringido que marca la legislación vigente. No obstante se deberá presentar solicitud de acceso al Archivo mediante instancia general en el Registro General del Ayuntamiento comunicándose posteriormente el acuerdo una vez estudiada dicha la petición.
Documentos de acceso restringido
Información
Para las consultas, el personal del archivo presta un servicio de información, orientación y asesoramiento sobre los documentos, fondos y colecciones del archivo, sin embargo, la búsqueda de datos, investigación y análisis de la documentación corresponde al usuario. El personal del archivo asesora e informa pero no es su función realizar investigaciones de carácter privado.
Reproducción
Podrá ser solicitada en la sala de consulta.
La reproducción de documentos deberá ser solicitada mediante el formulario de solicitud de reproducción y una vez estén autorizados se procederá a su reproducción en los siguientes días.
Descarga Formulario Solicitud Reproduccion de Documentos para Investigación Científica
Tipos de reproducción: copia digital, fotografía y fotocopia.
Dentro de la política de prevención y conservación documental, este archivo favorecerá la reproducción en soportes electrónicos; para ello dispone de los medios necesarios.
Los documentos que estén en mal estado de conservación no podrán ser reproducidos hasta tanto se proceda a su restauración.
Las reproducciones están sujetas a las tasas aprobadas por la ordenanza municipal TASA Nº 3 POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS O DE REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS DE COMPETENCIA LOCAL, POR: EXPEDICION DE DOCUMENTOS
La consulta será presencial, en la sala de consulta, con capacidad máxima para 6 usuarios.
Para la consulta en sala se necesita la presentación del DNI o pasaporte y cumplimentar la solicitud de consulta o bien el expediente de investigador.
El Archivo Histórico Municipal reúne, conserva, custodia y describe los documentos que tienen más de treinta años para hacerlos accesibles a los ciudadanos y a la propia administración, de acuerdo con la legislación vigente. También conserva todos aquellos documentos o fondos de carácter histórico que han pasado a ser propiedad municipal mediante donación, depósito o adquisición.
Finalizado el proceso general de inventariado del fondo público local constituyente del archivo Histórico del Real Sitio, se puede estimar que éste está formado por trescientos setenta y ocho unidades documentales de diversa índole, con un volumen de documentación en torno a los doscientos cincuenta mil documentos.
Las cotas del fondo son 1789-1965, existiendo un ejemplar de las leyes del reino datado en 1640. No obstante, el fondo tiene un valor histórico innegable, no solo asociado a la gestión municipal, sino a la evolución histórico-política y social del municipio del Real Sitio de San Ildefonso, fiel reflejo de la realidad social, política y administrativa española de los siglos XIX y XX.
El proceso de CAPTACIÓN DE FONDOS iniciado conllevará la constitución de un ARCHIVO HISTÓRICO MUNICIPAL que se convertirá en una referencia para la investigación y conocimiento del Real Sitio de San Ildefonso y, dada su singular y especial naturaleza, de la historia de España desde el siglo XVIII en adelante.
El Archivo Municipal del Real Sitio de San Ildefonso tiene como principal objetivo implementar una atención de calidad personal y eficiente, respondiendo a la demanda de los usuarios en el tiempo y forma más adecuado, teniendo en cuenta sus posibilidades y recursos.
